Nicht alle Tagessätze sind gleich. Reden wir über Geld!
Einige Freiberufler oder Agenturen berechnen „Arbeitstage“, andere berechnen „Arbeitsstunden“. Ersteres ist für Anbieter wie mich immer einfacher: Klare Trennung zwischen mehreren Kunden. Ein Tag hier, ein Tag dort. Offensichtlichere Verfügbarkeits-/Nichtverfügbarkeitsmuster und auch etwas, das insbesondere Agile Coaches predigen: Mehr Fokus.
Die Art meiner Arbeit ist jedoch anders: Ich habe einen geringeren Anteil an „stiller Arbeit“, bei der ich konzentriert an einem Thema arbeite und etwas abliefere. Meine Arbeit besteht viel häufiger darin, mit einzelnen Menschen zu sprechen (Sparring, Brainstorming, Enabling, Coaching, Mentoring) oder mit Gruppen von Menschen oder Teams (Moderation, Coaching, Anleitung, Training). Wenn ich in einem solchen Umfeld selbst der kleinste gemeinsame Nenner bin, indem ich sage: „Ich bin nur dienstags und mittwochs für Sie da.“ dann beschränke ich die Zeit, in der die Leute mich erreichen können, und die Zeit, die ich mit ihnen persönlich verbringen kann.
Daher arbeite ich auf Stundenbasis. Es ist ganz einfach: Ich berechne einen wettbewerbsfähigen Stundensatz und berechne nur die Stunden, die ich tatsächlich arbeite.
Was ist für mich drin?
Die Arbeit ist meinen Kunden wichtig, aber auch die Art und Weise, wie ich sie mache, ist mir wichtig. Es geht nicht darum, so viele Stunden wie möglich abzurechnen – es geht darum, tief in die Herausforderungen einzutauchen, die anstehen. Mit etwas Raum, um über diese Herausforderungen nachzudenken.
Darüber hinaus verfolge ich auch andere Projekte in meiner freiberuflichen Tätigkeit und in meinem Privatleben. Wenn die Inspiration zuschlägt und ich einen Entwurf für einen Artikel starte, ist das Zeit, die ich außerhalb meiner vertraglichen Tätigkeit in mich selbst investiere.
Ich rechne Arbeitszeit mit meinen Kunden so ab, wie ich auch mit ihnen zusammenarbeiten möchte: Transparent, fair und pragmatisch.
Was haben Kunden wie ihr davon?
Zuallererst: Sie erhalten 5 Tage Verfügbarkeit für das Budget von nur 2 oder 3 Tagen! Das bedeutet: Wenn es tägliche Routinen gibt, an denen ich teilnehmen sollte – das ist möglich. Wenn Ihr Zeitplan nicht sehr vorhersehbar ist und Sie spontan Dinge für verschiedene Tage planen müssen, ist das auch möglich.
Wie erfasse ich als Freelancer meine Zeit?
Was macht eine stündliche Zeiterfassung? Oder: Wie schaffe ich es, immer unter Budget zu bleiben?
Wenn ich vor Beginn eines Auftrags mit Kunden spreche, ist es für mich unheimlich wichtig, zu definieren, was der Kunde erreichen möchte (Änderungen im Teamverhalten, Änderungen in der Organisationsstruktur (einfach) und der Kultur (schwieriger) oder konkrete Projektziele). Daraus versuchen wir gemeinsam abzuleiten (was ein schöneres Wort für „raten“ ist), wie viel Zeit und Aufwand das kosten wird.
Diese Schätzung des Zeit- und Arbeitsaufwands zu Beginn eines Auftrags läuft darauf hinaus, die maximale Anzahl der Stunden pro Woche, Tage pro Monat und Gesamtzahl der Tage auszuhandeln, um die Arbeit zu erledigen. Die Summe dieser Tage x mein Tagessatz ergibt das Gesamtbudget unseres Engagements.
Die Arbeit beginnt und sowohl ich als auch der Kunde behalten jeden Monat die geleistete Arbeitszeit im Auge. Normalerweise ist die Arbeit mit etwas weniger Zeitaufwand erledigt als erwartet. Damit widersetzen wir uns bewusst dem Parkinsonschen Gesetz. Die letzten 6 Jahre Selbständigkeit beweisen, dass es möglich ist. Nun könnte man meinen, dass diese kleinen Abweichungen keine große Rolle spielen. Aber die Einsparung von 1 Stunde, wo 8 eingeplant waren, sind 12,5 %. Eine Einsparung von nur 8 Stunden (1 Tag) in einem Monat, für den 12 Tage eingeplant waren – das sind immer noch 8,3 %. Auf ein 6-Monats-Projekt hochgerechnet ergibt sich daraus schnell ein nicht unwesentlicher Betrag in Euro.
Diese kleinen Einsparungen haben in Summe zur Folge, dass ich bei meinen Engagements fast immer unter dem Budget bleibe.
Das ist nichts, wofür ich Werbung mache, aber es ist ein Muster, das sich aus den letzten sechs Jahren stündlicher Zeiterfassung und eines flexiblen Zeitplans entwickelt hat.
Wer auf Stundenbasis abrechnet, muss natürlich Zeit auch stündlich erfassen. Dabei versuche ich genau zu sein, aber auch nicht mehr Aufwand in die Genauigkeit zu investieren als in die eigentliche Arbeit. Im Zweifelsfall berechne ich eine volle Stunde, wenn ich wirklich hier und da eine Viertelstunde mehr gearbeitet habe. Wiederum eine vorteilhafte Situation für Kunden, da ich im Laufe eines Monats einige Stunden kostenlos arbeite.
Freelancer Zeiterfassung ganz operativ:
Zur Zeiterfassung habe ich in der Vergangenheit Timular tracker (ZEI) ausprobiert: Ein Oktaeder, das die Zeit erfasst, je nachdem, welche (konfigurierbare) Seite oben ist. Zeitweise arbeitete ich für zwei Kunden und hatte parallel dazu individuelle Coaching-Sitzungen. Plötzlich waren 8 Kategorien nicht mehr genug und der Tracker ist in der Schublade gelandet. Jetzt könnte ich es vielleicht noch einmal versuchen …
Was ich seit Beginn meiner freiberuflichen Karriere im Jahr 2016 immer noch mache, ist die Zeiterfassung mit Harvest: Es ist sehr einfach, kann Rechnungen detailliert und transparent erstellen und hat ein gutes Preismodell. Bei den Empfehlungen hier handelt es sich übrigens nicht um Partnerprogramme – ich empfehle nur, was ich mache, weil es für mich gut funktioniert.
Wie stellt ihr eure freiberufliche Tätigkeit in Rechnung? Lasst ihr euch für die Tage der Verfügbarkeit bezahlen oder nur für die Arbeitszeit?