Wie erledigt man effizient den ganzen persönlichen Papierkram? Digitalisieren!

Digitales Dokumenten Management, Datenaustausch und Online Sicherung

Der alltägliche Papierkram nervt: Er nimmt wertvollen Platz in der Wohnung ein und alles zu organisieren ist beinahe schmerzhaft. Digitales Dokumentenmanagement ist eine gute Sache, aber besonders in Zeiten wachsenden Bewusstseins für Datenschutz und stärkerer staatlicher Regulierung, ist es ein komplexes Thema. Für mich sind Effektivität und Effizienz sowohl im beruflichen als auch privaten Leben sehr wichtig. Daher habe ich unlängst den lästigen privaten Papierkram professionalisiert.

Alles, was ich regelmäßig mache, muss möglichst effizient sein.

Dinge, die nur dann und wann gemacht werden müssen (oder im Extremfall nur genau ein mal), sollten möglichst effektiv sein.

Dienstleistungen, die ich auf Jahre hinweg nutze, sollten möglichst günstig sein (Sicherheit natürlich vorausgesetzt).


Obwohl sowohl Unternehmen als auch Staatliche Einrichtungen, Behörden etc. große Aufwände unternommen haben, um ihre Dienste zu digitalisieren, ist der Weg zur vollständigen Digitalisierung noch weit. An dieser Stelle kurz, wie Angela Merkel Agile erklärt, denn die Digitalisierung in Deutschland wird jetzt agil voran getrieben:

Momentan gibt es in Deutschland leider immer noch eine Unmenge an Papierkram zu erledigen, erst recht seit ich selbständiger Agiler Coach bin. Die meisten Dokumente muss ich eine ganze Zeit lang aufbewahren (Aufbewahrungspflicht). In der Vergangenheit bedeutete das: 8 große Aktenordner voller Papier. Ich hatte ein gutes System – und trotzdem war es oft schwierig, zu finden, was ich gesucht habe. Es war einigermaßen effektiv, aber überhaupt nicht effizient. Die Lösung? Allen Papierkram digitalisieren!

1. Wie digitalisierst Du am besten alle deine Dokumente?

Um alle Dokumente zu scannen, habe ich mir den Fujitsu „IX500ScanSnap Ix500“ Farbe zugelegt. Und ich bin super zufrieden! Um alle 8 Aktenordner zu scannen habe ich zwar einige Tage gebraucht, aber wenigstens war es unheimlich einfach: Man nehme ein mehrseitiges, beidseitig bedrucktes Dokument, packe es in den Scanner, drücke den (einen!) Knopf, fertig! Das Ergebnis ist 1 durchsuchbares (!) PDF Dokument, in dem der gesamte Text richtig erkannt wurde und alles! Während ich ein Dokument gescannt habe, habe ich zuvor gescannte Dokumente geschreddert und habe letztendlich zwei ganze Regalfächer frei geräumt.

Der nächste Schritt war ein wenig mehr Aufwand: Die Dokumente mussten korrekt benannt werden. Wenn ihr mir dafür ein Tool empfehlen könnt, das das basierend auf dem Dokument-Inhalt erledigt – bitte lasst es mich wissen!

Sobald das erledigt war, wurden alle Dokumente in meinem Digitalen Dokumentenmanagement abgelegt:

2. Wie organisiere ich mein Digitales Dokumentenmanagement?

Wie organisiere ich Datenspeicher für die Familie und für Geschäftliches? Ordnerstruktur, Freigabe-Einstellungen und mehr…

Lasst uns nochmal kurz auf Start gehen: Warum schreibe ich über dieses Thema? Was versuche ich zu erreichen? Erst einmal: Mehrere (!) Freunde haben mich gefragt, wie ich das handhabe. Zweitens: Ich möchte zeigen, wie ich arbeite und dass ich meinem professionellen Stil auch im Privatleben treu bleibe.

In meiner Familie bin ich es, der ~70% ~60% der Verwaltungsarbeit leistet. (Keine Sorge: Wenn es darum geht, wer bei Hausarbeit den Kürzeren zieht, denkt meine Freundin es sei ich, während ich denke, ich bin besser dran. Kein richtig oder falsch, einfach nur das beiderseitige Gefühl, dass es fair zugeht.) Um diese Verwaltungsarbeit sowohl effektiv als auch effizient zu erledigen, nutze ich folgende Ordnerstruktur:

_freundin-bank
_freundin-versicherung
_freundin-jobs
_freundin-STEUER
_freundin-verschiedenes
_wohnung
├ 2014-alte-adresse
└ 2017-jetzige-adresse
_baby-kram
├ kindergeld
└ arzt
_rechnungen
└ verschiedene Kategorien hier drin
_robert-bank
├ kontoauszug
├ kreditkarte
└ ersparnisse
_robert-versicherung
├ auto
├ krankenversicherung
├ haftpflicht+unfall+hausrat
└ rentenversicherung
_robert-jobs
└ zeugnisse
_robert-STEUER
├ 2016
├ 2017
└ 2018
_robert-verschiedenes

Wer verbringt schon gerne Zeit mit dieser Verwaltungsarbeit? Ich nicht. Darum nutze ich obige Struktur in Google Drive. So kann ich ganz einfach auf alles Wichtige zugreifen: Aus Emails, von allen Geräten, was das Ganze sehr effizient macht.

Natürlich sind die _freundin, _baby-kram and _wohnung Ordner mit meiner Freundin geteilt, so dass sie genauso einfach auf alle Dokumente zugreifen kann, sowohl von ihrem Rechner aus, als auch online in Google Drive.

Wie kann ich (wirklich) viele Daten sicher speichern?

Sobald mein Kontingent auf Google Drive voll ist, was für die meisten Dokumente einfach Jahre dauert, verschiebe ich die ältesten Dokumente in eine sehr ähnliche Struktur in  OwnCloud.

OwnCloud ist auch meine Datensicherung / Archiv für Hunderte GigaBytes an RAW Bildern und Videos, die durch mein Fotografie-Hobby angefallen sind während der Reisen der letzten Jahre.


Welchen Anbieter ich warum gewählt habe für Online-Speicher und Sicherung erfahrt ihr in Effizienz, Effektivität und gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Digitalen Zeitalter.


Fazit

Mittlerweile arbeite ich seit einigen Monaten so und es ist großartig!!! Papierkram muss nicht mehr abgeheftet werden, mehr Platz in Bücherregalen, Post die ich bekomme wird gescannt und meist direkt danach weggeschmissen. Das Erfolgsgefühl ist super und die Befriedigung, mit dem ganzen Kram nicht mehr wertvolle Lebenszeit zu verschwenden ist riesig. Was denkt ihr? Hinterlasst unten einen Kommentar – Feedback erwünscht!

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