Effizienz, Effektivität und gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Digitalen Zeitalter

Welchen Anbieter wähle ich für Digitales Dokumenten Management?

Dies ist ein Folge-Post (oder Vorläufer?) für Wie erledigt man effizient den ganzen persönlichen Papierkram? Digitalisieren!

In diesem Post schreibe ich darüber, welche Anbieter für Online-Speicher ich gewählt habe und wie ich sie möglichst effizient nutze.

3. Anbieter für Datenaustausch / Online Speicher / Sicherungen / Archivierung

Kurz vorweg: Es gibt einfach keine Einheitslösung für dieses Thema. Ich nutze eine bunte Mischung an Programmen und Anbietern. Ja ich verwende Google Drive, Dropbox uuund *Trommelwirbel* OwnCube*! Im Folgenden gehen wir diese drei nacheinander durch – Anwendungsfall für Anwendungsfall. (*Ja, das ist ein Affiliate-Link und wenn ihr Euch anmeldet, bekomme ich 10% commission. 🙂 )

Email und gut sortierter Kurzzeit-Online-Speicher

Google Drive

Darf ich vorstellen? Der Meister der Effizienz: Google Drive! Aus offensichtlichen Gründen ist die Integration zwischen GMail und Google Drive nahtlos, was es unheimlich einfach macht

  • Dateien aus deinem Online-Speicher an Emails anzuhängen sowie
  • Email-Anhänge im Online-Speicher abzulegen.
  • Darüber hinaus hat man schnell einen gut strukturierten Cloud- und Desktop Dokumenten-Speicher

Ein weiterer Vorteil ist die enorm hohe Speicherquote, die man bei Google-Diensten gratis bekommt. Für private Nutzer gibt es 15 GB Speicher. Bei einer Konto-Sicherheitsüberprüfung in 2015 habe ich weitere 2 GB bekommen, womit ich bei großartigen 17 GB bin. Davon nutze ich (nach Jahren) ~5 GB, also nicht mal ein Drittel. Dieses Kontingent reicht bei weitem aus, um im kostenlosen Konto zu bleiben. Bezahl-Tarife reichen von 20€/Jahr für 100 GB (20ct/GB) bis zu 100€/Jahr für 1 TB (10ct/GB) laut https://drive.google.com/settings/storage. Ganz gute Preise, aber trotzdem sind das meines Erachtens 100€ im Jahr, die man sich sparen kann. Seit einiger Zeit hat Google Drive einen Desktop Client und dann gibt es da noch Google Photos — mein Grund, Dropbox zu nutzen wird also zunehmend geringer. Nichtsdestotrotz:

Viele Fotos oder wenige riesige Dateien mit mehreren Leuten teilen per Dropbox

Zusammenfassung des folgenden Absatzes:
Wer hiermit neu anfängt, für den ist Dropbox vermutlich nicht mehr die beste Option. Immerhin gibt es nur 2 GB Gratis-Speicher.
Fotos teilen -> Geht mit Google Photos mittlerweile genauso leicht (und mit unbegrenztem Speicher für normale Auflösung. Ja, ja, ich weiß: Weil Google natürlich Eure Fotos will).
Riesige Dateien teilen -> WeTransfer


Dropbox

Die effektivste Lösung zum Datenaustausch war für mich lange Zeit Dropbox. Es ist unheimlich leicht zu benutzen und da viele Leute ein Konto haben, ist die Erreichbarkeit super. Vor Jahren war Dropbox deutlich populärer als Google Drive, was höchstwahrscheinlich an der exzellenten Dropbox Desktop-Anwendung lag. Eine meiner Hauptanforderungen für Datenaustausch und Online-Speicher ist die Möglichkeit, auch offline arbeiten zu können — Dropbox‘ Desktop-Anwendung hat diese Anforderung erfüllt, lange bevor Google Drive einen Desktop-Client hatte.

Mein (gratis!) Dropbox Speicherkontingent ist 21,88 GB von denen ich 16,5 GB nutze. Den Großteil, 19,88 GB dieses Kontingents habe ich durch Freundes-Empfehlungen bekommen. Ich habe früh angefangen, Dropbox zu nutzen und habe damals (2010), als Dropbox gerade die 10-Millionen-Nutzer-Marke knackte (jetzt sind es 500M), mein komplettes Email-Adressbuch eingeladen. Über die Jahre haben sich 40-50 meiner Freunde angemeldet und ich habe massiv viele Pakete á 250 MB Bonus-Speicher bekommen (später wurden es sogar 500MB pro Empfehlung). Übrigens: Wenn ihr noch nicht Dropbox-Nutzer seid, meldet Euch doch einfach hier an -> https://db.tt/VAThtElV 😉

Bezahltarife reichen von 100€/Jahr für 1 TB (10ct/GB) bis zu 200€/Jahr für 2 TB. Es wird also nicht billiger als Google Drive, sondern nur mehr. Der Teufel steckt im Detail: Sowohl Google Drive als auch Dropbox haben etliche Features und Integrationen.

Langzeit Datenspeicher / Archivierung

Eingangs hatte ich ein steigendes Bewusstsein für Datenschutz erwähnt. Möchte ich, dass Google oder Dropbox alle meine Dateien haben? Möchte ich irgendwie nicht. (Haben sie trotzdem eine ganze Menge? Irgendwie schon…) Trotzdem: Als Langzeit-Speicher, zur Archivierung und um große Mengen Daten zu sichern, nutze ich OwnCube <- wieder derselbe Affiliate-Link (meldet Euch an und ich bekomme einen Anteil)!

ownCloud

OwnCube ist ein ownCloud Hosting Anbieter.
OwnCloud ist im Grunde open source Dropbox, das man sich auf einem eigenen dedizierten Server installieren kann. Ich habe zwar Informatik studiert, bin aber „nur“ Agile Coach und Projektmanager geworden. Ich möchte also OwnCloud nicht administrieren.
Also hostet OwnCube mein ownCloud für mich.
Außerdem hosten sie es in einem Rechenzentrum meiner Wahl. Also wähle ich natürlich eines innerhalb der EU. Oder Island (Ist Island eigentlich EU?). Ich weiß es nicht mehr genau.

OwnCloud hat
– schlechtere Nutzbarkeit als Dropbox
– schlechtere Integrationen als Google Drive

Dafür hat OwnCube (nochmal: Die Firma, die ownCloud für mich hostet):
– immer mal wieder wirklich großartige LEBENSLANG UNBEGRENZTER SPEICHER Angebote, die es zum günstigsten Anbieter aller Zeiten machen und das für Hosting innerhalb Europas

Ich bin seit 2014 in einem unbegrenzten Speicherplatz und lebenslang Tarif, der mich vor 4 Jahren ein mal 300€ gekostet hat. Ich habe ~600GB Daten gesichert, in einem Rechenzentrum meiner Wahl, die ich über Desktop-Anwendungen auf mehreren Rechnern synchronisiere. Das ist einfach unschlagbar.

Robert Kalweit
Agile Coach and If-need-be Project Manager
Zertifizierter ScrumMaster, Scrum Product Owner und Scrum Professional. Wenn’s sein muss auch Projekt Manager mit 10 Jahren Erfahrung in komplexen Projekten mit Teamgrößen von 3 bis 10 Entwicklern. Agile Coaches Teamleiter, im Rahmen dessen Coaching von Coaches und prägen von Organisationsprozessen die sich auf Abteilungen von 100+ Entwicklern auswirken. Beharrlichkeit und Kompromissbereitschaft sind kein Widerspruch. Beides nutze ich, um meine exzellenten organisatorischen Fähigkeiten einzusetzen und Teams zu extrem hoher Produktivität zu verhelfen. Ein „agiles Mindset“ hilft mir dabei, meine eigenen Aufgaben effizient und pünktlich auszuführen. Und — was mir am wichtigsten ist — mit Herz und Herzblut.

* Ich hatte großen Anteil an der (Re-)Organisierung der Teamstrukturen mehrerer Firmen und auch daran in den meisten Teams „Agile“ zu etablieren.

* In einer Agentur und dabei eng mit Kunden an kleinen wie großen Beratungs-, Design- und Entwicklungsprojekten zu arbeiten hat meine Projektmanagementkenntnisse verbessert.

* Ein Team von Agile Coaches zu leiten, hat mir nicht nur geholfen, einen eigenen Führungsstil zu entwickeln, sondern auch mein Auge geschärft für die Weiterentwicklung meiner Teammitglieder und meiner selbst.

Besondere Fähigkeiten: Scrum, Prozessmanagement, Produktmanagement, Grundlagen für produktive Teamarbeit schaffen

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